Gestione processi aziendali con TakeOff
Oggi presentiamo uno strumento estremamente potente:
I processi di TakeOff…
Grazie alle loro integrazioni e possibilità offrono una flessibilità che è la chiave per mettere ordine sulle procedure aziendali
Nuovo processo all’arrivo di un contatto da landing page o da campagne di lead generation.
Vuoi che i tuoi processi commerciali partano in modo automatico quando arriva una nuova richiesta dal tuo sito internet, da landing page o da campagne attive?
Semplice, basta collegare TakeOff alle tue fonti di lead e fare in modo che entrino nei flussi corretti.
Al loro arrivo potranno essere subito arricchiti con tutte le informazioni reperite nei form di contatto ed eventualmente marchiati con le giuste etichette utili poi per gestire liste di contatti profilati per le newsletter
Processi che partono all’arrivo di una specifica mail o all’apertura di un ticket.
Allo stesso modo potranno partire nuovi processi aziendali, siano essi tecnici o commerciali, all’arrivo di una email ad una determinata casella postale, con il riconoscimento automatico del cliente e l’invio della notifica del nuovo arrivo al responsabile della prima fase.
Oppure quando un cliente apre un ticket dal portale loro dedicato, potrà partire un processo di gestione che potrà riguardare tutti i reparti coinvolti e avvisarne i responsabili nel momento in cui servirà.
Incarichi verso i responsabili di ogni fase.
Un processo può coinvolgere più persone, ognuna magari coinvolta in determinate fasi dell’evoluzione di una commessa.
TakeOff appena una commessa entra in una determinata fase, in modo del tutto automatico può mandare degli incarichi al responsabile di quella parte di processo con i dettagli sul cliente, sulla commessa, su cosa deve fare e sui tempi che dovrà rispettare.
Questo consente di partimentare bene le responsabilità e far sì che ognuno non debba per forza tenere sott’occhio tutti i processi ma possa concentrarsi solo su quelle mansioni che gli competono.
Esito dell’incarico e evoluzione automatica.
Una volta che un responsabile di un’area di processo completerà il proprio lavoro, il flusso globale potrà procedere nella colonna corretta che dipenderà dall’esito dell’incarico completato.
L’evoluzione potrà essere gestita in 3 modi:
1 Evoluzione manuale del processo:
il responsabile dell’intero processo riceve notizia che l’incarico inviato al collega responsabile di una specifica fase ha completato il suo lavoro, procederà quindi a spostare quella situazione nella colonna corrispondente alla fase successiva corretta.
2 Evoluzione automatica del processo:
il processo evolve alla fase successiva in modo automatico al completamento di un incarico assegnato al responsabile di una specifica fase.
3 automatico a esiti variabili:
una volta fatto il proprio lavoro, il responsabile che ha appena dichiarato completato l’incarico che aveva ricevuto dovrà scegliere in quale fase portare il processo scegliendola tra quelle indicate come possibili esiti di quell’incarico
Con queste possibilità i processi aziendali evolvono in modo preciso e controllato e il loro stato viene costantemente aggiornato in automatico grazie alle attività di tutti i collaboratori coinvolti
Preventivi collegati ed evoluzioni automatiche all’esito delle proposte commerciali.
La possibilità di collegare le proposte commerciali ai processi, consente di far evolvere in automatico i processi sulla base dello stato dei singoli preventivi.
All’accettazione o al rifiuto di una proposta, sia da parte del commerciale sia da parte del cliente attraverso il portale per l’accettazione digitale dei preventivi, si potrà decidere su quale delle fasi far arrivare il processo e da lì poter quindi innescare nuovi processi, nuovi incarichi, modificare le etichette collegate al cliente e molte altre cose.
Nuovi Processi che partiranno quando un processo arriva in una fase specifica.
Le procedure aziendali non sono sempre semplici, e molte attività sono interconnesse: l’evoluzione di certe situazioni prevede di dover attivare procedure specifiche gestite da figure dedicate.
Con TakeOff sarà possibile descrivere queste procedure aziendali con dei processi specifici e farli partire quando necessario specificandolo nelle azioni possibili per ogni fase di un processo. Ecco che per esempio un processo di riparazione che arriva alla fase “ricambio non reperibile” potrebbe far partire un processo commerciale per proporre una soluzione alternativa al cliente.
Etichette automatiche ad ogni evoluzione.
Il modo più semplice per categorizzare i clienti è associar loro delle etichette che ci consentano in modo estremamente veloce di estrarre elenchi profilati o collegare takeoff con piattaforme di mailing che sincronizzeremo sulla base di questi TAG.
L’evolvere però delle commesse dei clienti e delle relazioni che teniamo con loro fanno cambiare questi stati e per esempio condizioni valide in fase di trattativa cambiano magari una volta che il cliente viene acquisito.
Ecco che TakeOff ha previsto che ogni processo possa operare anche su questi dettagli, aggiungendo o togliendo etichette ad ogni fase di processo così da mantenere un elenco clienti taggato nel modo corretto e consentendo di attivare funnel di email coerenti con il reale stato di un cliente.
Comunicazioni automatiche ai colleghi.
Se in azienda è importante tener aggiornati alcuni colleghi sull’avanzamento di ogni procedura, sarà possibile decidere le comunicazioni che dovranno partire ad ogni fase di ogni processo così da garantire un flusso corretto delle informazioni aziendali.
