TakeOff
Preventivi e Rapportini
4.0
L’unico sistema per gestire i rapportini tecnici e le offerte commerciali che lavora in automatico e si integra con i migliori gestionali
TakeOff
Innovazione nei 2 ambiti in cui la carta regna ancora sovrana:
Rapportini e Preventivi
Con il nostro metodo e l’utilizzo della tecnologia esclusiva TAKEOFF in meno di 3 mesi i tuoi collaboratori e la tua azienda entreranno completamente nell’industria 4.0 dove la tecnologia abbatte le perdite di tempo e la produttività decolla.
Cosa Accadrà al tuo reparto tecnico
- Il Tecnico apririà lo smartphone o il tablet e farà firmare il rapportino di intervento senza dover perdere tempo ad inserire informazioni
- Il manager aprirà il suo cruscotto web per vedere la situazione della squadra in tempo reale e i risultati che crescono
- L’amministrazione aprirà l’applicazione in cloud e vedrà i rapportini firmati dai clienti e con un click genererà in automatico tutte le fatture
Il tutto in modo completamente automatico
Cosa accadrà al tuo reparto commerciale
- Il commerciale farà in pochi click preventivi veloci, precisi, spettacolari e subito accessibili al cliente che li potrà accettare attraverso un portale dedicato
- Il manager vedrà in tempo reale le offerte di tutti i commerciali in essere e la situazione in pipeline e il forecast che si potrà attendere
- L’amministrazione conoscerà in anticipo il potenziale incasso, e all’approvazione potrà immediatamente fatturare il dovuto
- L’imprenditore avrà a disposizione un cruscotto aziendale terrà sotto controllo l’andamento delle attività e quanto il suo business stia crescendo
DA DOVE NASCE ?
Partiamo dall’ambito Rapportini:
Il tecnico che visita il Cliente per gli interventi tecnici finita l’attività doveva :
Compilare una scheda cartacea mettendo tutti i dati perché la scheda e bianca e standard quindi:
1 . Inserire i Dati del Cliente
2. Indicare la commessa per cui ha fatto il lavoro
3. Scegliere il Tipo di attività
4. Scrivere la descrizione dell’attività
5. Indicare l’ora di inizio e l’ora di fine del lavoro
6. L’ora di inizio e l’ora di fine del viaggio
7. Tornare in sede per riconsegnare il rapportino
8. Portare il foglio al collega
9. Inserire i dati nel gestionale
10. Scansionare il rapportino e caricarlo nel gestionale per conservare la firma del Cliente
Oltre alla necessità di svolgere tutte queste attività con il tempo che esse richiedono, anche se con la massima attenzione, si possono comunque commettere errori tipo:
a) Interventi di fine mese vanno a finire al mese dopo (problemi di ritardo del FATTURATO)
b) Dati mancanti e difficilmente recuperabili (tempo e denaro persi)
c) Ricevere contestazioni dal cliente per lavori svolti (materiali in più o in meno, contestazione di ore lavorate)
d) Mancanza di standardizzazione (guardare altri preventivi per calcolare i prezzi e margini)
e) Calcolo a memoria dei Km (a volte va bene a volte no)
F) Rapportini persi (perdita di fatturato)
g) Commesse non fatturate per il poco tempo dedicato (interventi da 10 minuti che vengono dimenticati)
h) Rapportini smarriti o illeggibili
I) Certezza se l’intervento sia in garanzia o meno (perdite di tempo per l’amministrazione)
Con conseguente
Perdita d’immagine
Perdita di denaro
Perdita di tempo
Perdita di controllo
Oltre il danno la beffa :
oltre a fare lavori in più, non segnare ore o materiale, succede anche che il cliente contesti la fattura.
In questa situazione i tecnici vivono come una perdita di tempo il fare il rapportino: non è il loro lavoro ed è una rottura fare le scartoffie. In ufficio poi il capo tecnico deve controllare ad uno a uno tutti i rapportini e controllare che non se ne perda nessuno, non è infatti raro che alcuni rapportini si perdano per strada o in alcuni casi non venga tracciata l’attività del tecnico per mancanza di tempo.
Ma anche sull’ambito preventivi la situazione non è migliore …
I problemi si verificavano anche nell’ufficio commerciale per esempio quando si vanno a fare sopralluoghi e si devono produrre preventivi al volo: il cliente ha fretta di decidere ma non avendo a disposizione listini si rischia di perdere una conferma facile.
Infatti
- Non si ha uno strumento per produrre un preventivo, si deve recuperarne un altro, scegliendo di volta in volta uno strumento tipo excel o word con la conseguenza che i preventivi poi restano nei computer dei commerciali
- È necessario ogni volta verificare i prezzi andandoli a guardare su un listino nascosto tra le varie scartoffie dell’ufficio
- Perdere tempo per intestarlo correttamente, Impaginarlo e abbellirlo, per poi farlo avere al cliente insieme ad una brochure scelta alla bene e meglio.
- Riprendere un ulteriore appuntamento per consegnarlo con il cliente che è difficile da ricontattare ed esser certi che lo abbia ricevuto, specie quando lo mandiamo via email
- Non avere nessun metodo per gestione delle date di scadenza, la validità dell’offerta e convincere il Cliente a scegliere il nostro preventivo subito invece di dedicare del tempo a cercare altre soluzioni
Questo causa
- non omogeneità dei preventivi,
- lentezza nella consegna del preventivo,
- errori su prodotti, cifre, offerte,
- Mancanza consenso privacy,
- listino e clausole con versioni vecchie
e di conseguenza:
Perdita di Immagine
Perdita di tempo
Perdita Economica
E non solo …
anche quando riusciamo ad avere l’interesse del Cliente per tutto il tempo di questo processo, si rischiano:
- preventivi firmati non validi (per errori sui prodotti o senza termini e diciture necessarie)
- Non rispetto degli accordi (copiando vecchi preventivi magari si dimenticano tempi di consegna insostenibili)
- Sovrapposizioni Commerciali che fanno preventivi dove altri hanno già fatto.
- Fintantochè restano in mano al cliente o sui computer dei commerciali non si ha una visione di tutti i preventivi in attesa di conferma
E questo continua a causare
Perdita di Immagine
Perdita di tempo
Perdita Economica
Ed inoltre
Il capo continua a chiedere informazioni sulle offerte e preventivi in essere e il commerciale non è in grado di fornire un report preciso anche se ha lavorato molto.
Oltre alla fatica profusa per portare a casa i lavori c’è quello della rendicontazione e la condivisione del lavoro svolto e la continua ricerca di misurazione degli obiettivi
Tutto questo oltre a impiegare male il tempo dei commerciali che potrebbero concentrarsi a vendere anzichè compilare report, è fonte di stress in azienda, e lo stress fa calare i risultati.
Quale è la Soluzione sbagliata da non adottare?
Ascoltare chi vuol farti cambiare tutto il gestionale…
Il Gestionale è il software che fa il suo lavoro, gestisce le fatture, la contabilità, il commercialista ma non può aiutarti a risolvere questo problema, quindi non devi cercare la soluzione cambiando il gestionale.
Quale la vera Soluzione ?
La soluzione è creare un sistema automatico che registra tutte le attività e si INTEGRA con il gestionale
Quindi quando fai lavori tecnici
- Tieni lo smartphone con te e lui si segna tutto, dove sei, quanti km hai percorso, quanto tempo sei stato dal cliente ecc .. tutto in automatico senza chiederti nulla, grazie alla tecnologia TAKEOFF
- Se ne hai bisogno fai approvare il rapportino delle ore lavorate e lo fai firmare al Cliente
- Il Capo può aprire il sito web e vede i rapportini dei tecnici
- L’amministrativo apre il sito web, fattura e vede i margini di tutte le commesse automaticamente sincronizzate al gestionale
E quando fai i preventivi
- fai preventivi graficamente evoluti, veloci, precisi, standard e caricati in tempo reale sul gestionale
- Il Capo vede in tempo reale le offerte in essere e quindi calcola il forecast
- L’amministrazione conosce in anticipo il potenziale incasso e valuta anche la posizione del magazzino
- In generale controlli con un cruscotto aziendale l’andamento delle attività
In questo modo
Hai sempre tutto sotto controllo
Riduci al minimo le perdite di tempo
Azzeri gli errori e le dimenticanze
e puoi finalmente concentrarti nel fare solo il lavoro che ti piace e su cui guadagni veramente
Cosa dice chi lo ha adottato:
..con l’aumentare delle aziende seguite ho avuto la necessità di usufruire di un gestionale che si occupasse di:
- tenere traccia degli appuntamenti;
- organizzare le scadenze,
- organizzare il flusso di lavoro partendo dal Preventivo, Accettazione del Preventivo,assegnazione dell’Incarico ai miei collaboratori e alla fine l’emissione degli Avvisi di Parcella ai clienti e Fattura Elettronica;
Con TakeOff riesco a gestire semplicemente ed in maniera automatica tutti i punti sopra elencati da tablet e smartphone.
Nicola, titolare di StudioFre (www.studiofre.it)
Cosa dice chi lo ha adottato:
Avevamo bisogno di un sistema che potesse organizzare tutte le informazioni dei nostri clienti, dal preventivo, alla gestione operativa dell’erogazione del servizio fino alla fatturazione. Volevamo evitare di dover usare un gestionale per i preventivi, uno per la pianificazione delle varie attività ed un altro per poi fare le fatture a fine mese. Infine, con il crescere dei numeri, avevamo la necessità di automatizzare la fase di preventivo, gestione dei processi e fatturazione, in modo da potermi dedicare ad attività che portassero il vero valore aggiunto alla mia azienda.TakeOff è una soluzione che integra tutti questi ambiti ed è stato per noi la svolta, ci permette di risparmiare ore di data entry che invece vengono fatte in automatico.
Cristian, titolare di ViFX (www.vifx.it)
Il sistema TakeOff
Un Processo strutturato e garantito:
Il nostro sistema offre la garanzia del risultato.
Per farlo abbiamo nel tempo perfezionato un processo che con sicurezza porta i nostri clienti ai migliori risultati.
PREVOLO
- Si concordano gli obiettivi,
- si analizza lo status quo
- si dimensiona e si attiva la piattaforma
- si configurano tutte le informazioni di base
a questa fase segue quella che noi chiamiamo
RULLAGGIO
E’ la fase in cui configuriamo tutte le aree della piattaforma con il tuo materiale:
- listini
- modelli di preventivo
- brochure
- rapportini
- tipi d’attività e politiche prezzi
- modelli di contratti a scalare e tutto il resto
In questa fase ogni settimana verranno organizzati degli incontri in videoconferenza per chiederti delle tue necessità aziendali e fare il lavoro insieme a te per raggiungere i risultati senza costringerti a studiare manuali o a perdere tempo nella comprensione del sistema.
Segue poi il vero e proprio
DECOLLO
E’ il momento in cui sei operativo:
- Hai le credenziali per accedere alla piattaforma web
- Installi e inizi ad usare le app su smartphone e tablet siano essi Android o IOS
- Inizi ad immergerti completamente in un nuovo modo di fare le cose
Anche in questa fase sarai completamente seguito da nostri consulenti che ti accompagneranno nella progressiva adozione delle nuove procedure e con una serie di incontri operativi ti aiuteranno ad ottenere il massimo nel più breve tempo possibile.
Sei soddisfatto? i tuoi obiettivi iniziali sono stati raggiunti? La tua squadra ha adottato in modo corretto la nuova piattaforma?
No? puoi decidere di fermare tutto senza vincoli di permanenza, obblighi di disdette anticipate o contratti annuali
nessun contratto capestro.
Ma siamo sicuri che la risposta sarà un gran bel SI, e che quindi potrai passare alla fase successiva:
CROCIERA
E’ quel momento in cui le nuove dinamiche sono ormai ben acquisite dalla squadra e in cui la tua attenzione potrà essere rivolta solo al miglioramento continuo del tuo business lasciando a TakeOff l’onere di gestire le procedure più noiose.
Sarai comunque in costante contatto con i nostri consulenti che ti manterranno aggiornato sulle novità della piattaforma e potranno comunque continuare a darti assistenza su qualsiasi dubbio dovessi avere.
Come fai a capire se la nostra offerta è giusta per la tua azienda?
3 semplici passi:
- In una prima videoconferenza ti mostreremo la soluzione e definiremo con te gli aspetti di tuo interesse
- Se decidi di iniziare ad utilizzarla potremo organizzare il percorso di decollo in cui potrai provare piattaforma e servizio.
- Una volta avviato non ti vincoleremo mai in alcun modo con contratti annuali o spese nascoste: mese dopo mese avrai la possibilità di rinnovare la collaborazione con noi, o disdire in qualsiasi momento senza costi aggiuntivi
Inizia subito
Indirizzo
TakeOff srl
via Lago Trasimeno 23
36015 Schio (VI)